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人事代理之人事档案的重要性

2012-05-08 12:38:53  来源:爱博人力资源管理咨询中心  作者:爱博仁  浏览46次 
人事档案是以个人为单位,通过收集、鉴别、整理、立卷保存起来的记述和反映个人在社会生活中历史经历、思想品德、知识才能、领导水平、奖励惩罚、工作等情况的档案。

      总题:人事档案的重要性

      1、什么是人事档案?

      人事档案是档案中的一个类别。

      档案是一种特定的以一定的物质形式保存下来的客观物质,是人们在社会实践活动中形成的,按照一定的要求收集、整理、保存起来的具有查考和利用价值的文字材料、图表、画册和影音材料等。

      人事档案是以个人为单位,通过收集、鉴别、整理、立卷保存起来的记述和反映个人在社会生活中历史经历、思想品德、知识才能、领导水平、奖励惩罚、工作等情况的档案。

      一、 毕业生“学籍档案”与“人事档案”的区别及联系? 

      毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案,它以文字资料的形式记录了高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等。毕业生的人事档案由学籍档案转换而来,是指毕业生毕业后,在其学籍档案中放入该毕业生的报道证,然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。这时的学籍档案正式成为人事档案,它是通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议,然后履行相关毕业程序并取得报道证后,才得以实现。 

      二、 毕业生应如何对待自己的档案?

      目前,毕业生中有一种比较普遍的现象对档案不了解,也不关心;甚至有的毕业几年了,可档案还在学校放着;还有的将档案放在家里,更甚者早已不知将档案丢在何处,似乎“档案没什么用了”。其实不然,这里只作简要说明。现在,企事业单位招聘员工,国家公务员的选拔等都要审查档案,并以其记载的相关资讯作为甄选人才的重要证据,另外,如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要你的人事档案。总之,现实生活中,人事档案仍具有不可替代的作用,我们应给予足够的重视,以免在日后的学习生活中造成不必要的烦恼和损失。同时,强调一点,由于国家相关政策,规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的,其档案可免费由学校保存两年,这正是没有搞清“学籍档案”与“人事档案”的区别。所以有些同学就误以为既然学校免费保存,就无须再到人才交流机构托管了。学校保存的只是你的“学籍档案”,而真正发挥作用的恰是你的人事档案,如你的转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行的。按国家政策规定,大中专毕业生毕业(以报道证人事部门签署日期为准)一年后,即可由所在单位(指公务员、事业单位、国有企业)人事部门或委托的人才交流机构批准转正定级;本科毕业生毕业工作一年(以报道日期计)、大中专毕业生毕业工作满三年可申报初级职称,由所在单位人事部门或委托的人才交流机构负责办理。由此可见,学校保存的学籍档案只是“存放”,起不到任何作用,在某种意义上说,也是得不偿失。

      三、哪些机构能保管人事档案? 
      按国家政策规定,组织、人事部门所属的各级人才交流机构或经政府批准的具有经营资质的档案管理公司才有资格保存大中专毕业生就业后的人事档案,一般由委托的各级人才交流机构或具有档案管理资质的人力资源公司托管。毕业生也可以以个人名义委托这些单位托管人事关系。另外,各级人才交流机构,如省人才、市人才、各区人才等,它们的区别只是所属部门的不同,其它无任何区别。 

      三、 哪些毕业生的档案适合到人才交流机构或具有档案管理资质的人力资源公司托管? 

      不想回本地而想将户口落在外地城市的毕业生,准备考研的毕业生,还无法确定能否在现单位长期干下去的毕业生,以上这些毕业生还可选择将自己的档案人事关系在人才交流机构或具有档案管理资质的人力资源公司托管。
 
      五、“弃档”族会给自己带来哪些不良影响?

      1. 对今后报考公务员、事业单位时、有国企业、大型民营企业(管理严格的)、外资企业等,涉及档案审查时出现直接影响。
      2. 无法开具一切以档案为依据的证明材料(如学历更改、报考证明、出国政审等)。
      3. 影响到户籍档案。
      4. 影响到个人日后发展所需要的各种个人档案审查,将可能失去诸多机会。

      六、国家对于毕业后尚未就业的大学生的档案存档方式有那些?

      目前国家对于毕业后尚未就业的大学生的档案,一般采取两种管理办法:一是把档案转至生源地,由所在地级市的人事局接收。这种方式比较适合准备在生源地范围内就业的毕业生和暂时不想就业的毕业生,优点是在生源地就业后办理手续简单方便,而缺点是两年内如离开生源地就业,需重新办理改派手续。二是把档案转至经政府批准的具有经营资质的档案管理公司或人才交流中心。这种方式比较适合准备考研、创业、灵活就业的毕业生,优点是易于毕业生解决一些实际问题,缺点是如果毕业生与指导中心交流相对少,则容易造成信息不畅。

      档案,不管是以哪种形式,在哪里保管,在哪个国家,都是完全由政府部门或安全部门管理的。人事档案是一种记录,是通过合法手续获取并管理的。

      个人的转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及开具出国、考研等有关证明,都会用到档案。因此,即使单位不能接受档案,也一定要把档案放到政府人事部门的人才交流中心委托管理。人才中心不但可以帮你管好人事档案,还可以为你做人事代理等一系列服务:保留原有身份、工龄连续计算、国家规定的档案工资调升、转正定级、职称评定、出国(境)政审、党团关系管理、婚姻生育管理、代办社会保险、证件年审、出具以档案为依据的各种证明等等。否则,必然损害其自身利益,使本应享受的上述待遇得不到应有保障。譬如:在失业后将无法领取失业救济金;用档案办理社会保险也成问题;单位派你出国公干,没有人事档案,就无法进行出国政审;就连结婚、生孩子时,没有档案开不成相关证明。所以,一定要“善待”自己的档案! 

      李女士自94年大专毕业以后,决心自主创业。她认为自己不去找工作、不用买社保,人事档案没有什么用处,于是想当然的把自己的人事档案放在自己手中保管。一段时期的创业之后,具有一定工作能力的李女士又进入了一家大型企业工作,企业要审查她的档案,了解她以往的学习、工作情况,并为她购买社保。于是她将档案交与分公司的办事人员,本想一切顺理成章。没想到,当总公司再次追问李女士的档案所在的时候,档案却找不到了。李女士找到分公司的有关责任部门,但被告知当初负责档案的工作人员已经离职无法联系。李女士只好找到成都市人才服务中心寻求帮助。在成都市人才服务中心工作人员的帮助下,李女士只有通过补办档案里的各种证明,来补一份人事档案了。但是,人事档案里那些珍贵的信息却再也不补回来了。

      随着我国市场经济的建立和发展,我国的户籍制度和人事制度都相继进行了改革,与此相关的人事档案工作,也发生着重大的变化。 “遗弃档案”、“人档分离”等已成为社会普遍存在的现象,档案在一些人眼中作用弱化了,但这并不代表着档案能够随意丢弃置之不管。

      档案记载着一个人成长的轨迹,记载着身份、党团组织关系、学历、经历、职称、政审情况以及人才能力、性格、工作作风、思想政治表现等许多情况,具有重要的“凭证价值”和“参考价值”。个人转正定级、职称申报、办理养老保险等,都需要档案“说话”,它的作用仍不可被取代,如果没有档案,单位和个人的权益都无从得以保障!从某种意义上说,它甚至可以决定一个人的命运。
  
      七、档案对用人单位的作用?
 
      对于用人单位来说,档案的作用主要体现在为单位人事部门提供依据。档案是历史的真实记录,通过利用档案,可以清楚地了解员工过去的工作轨迹,总结经验教训,为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依据。现代企业为了做到知人善任、选贤举能,将尽可能全面、准确地了解员工,通常会将考察现状与查阅档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合。尤其会将档案中的学业成绩及思想表现情况作为接收毕业生的重要依据。而在用人过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会汇总,归入本人档案,作为考核依据。因此用人单位在人员录用、晋级、考核时,都会经常使用档案,考察其德、能、勤、绩等情况,从而全面准确地了解个人的情况,为人力资源的正确选拔和配置起到了重要参考作用。特别是在新的《劳动合同法》实施以后,单位用人更加谨慎,严把人才进口关成为单位降低劳动成本、减少劳动风险的首选防范措施。
  
      八、档案对个人的作用?
 
      现阶段,在档案的凭证、参考等诸多作用中,普通公民还是主要利用档案的凭证作用。由于档案具有其真实性、原始性,具有其它任何材料不可替代的依据和凭证作用,所以它有极强的法律效益。人事档案不仅为单位用人、选人及人力资源科研、教学和管理等工作服务,同时也为个人切身利益服务,帮助解决没有档案就无法解决的问题。对于个人来说,无论是就业、考研、公招、公考、出国政审还是职称评审、社会保险、入党入团、退休手续办理以及各项证明的出具等等手续都将以档案材料的审核为重要依据。

      例如学籍档案可以为各类在校生、毕业生的就业、留学或毕业证书丢失的同学出示成绩证明、学历证明、姓名更正、参加工作时间等有关证明。在职人员在申报技术职称时,档案可以提供所需材料,如申报人目前拥有的职称资格文件、您获得的优秀教学成果奖、科技进步奖、主持参加的科研课题、您在本项目中所起的作用、各种奖励、申报人所起草的文件及完成某项重大任务的任务书等材料。可以说每个人都在以自己的实践活动谱写着自己的历史,同时将其转化为文字在档案中不断补充、不断添入新内容。所以说人事档案将伴随每个人的一生并发挥着重要的作用。 
      根据国家规定,有人事档案管理权限的机构可以统一保管本单位员工档案,也可委托县以上(含县)政府人事部门所属人才服务机构统一保管;没有人事档案管理权限的单位不得擅自管理员工档案,可委托政府人事部门所属人才服务机构统一保管,严禁私人保管或放到没有人事档案管理权限的单位。
 
      在各级政府人事部门人才流动服务机构保存人事关系及档案的人员,人才中心将保障其合法权益和应有的社会、政治待遇,如保留原有身份、调整档案工资、办理转正定级、人才引进、党团关系管理,代办职称评审、计划生育指标、出具以档案为依据的各种证明等等。如果流动人员违反规定把人事档案放到其他部门或机构,各级人事部门将不承认其原有身份,必然损害其自身利益,使其应享受的上述待遇得不到应有保障。

      九、解读人事档案的作用?

      在报考公务员和研究生时,档案也会发挥作用。特别是在国有企业、事业单位在工资调整、职称评定、转正定级、党团关系调查等多个方面,都需要出具以人事档案为依据的各种证明。

      在高端人才服务中,人事档案仍作为重要的依据为用户单位提供证明。

      个人档案制度究竟有没有存在的必要?现在并不是讨论个人档案制度有无存在必要的时候,人才服务机构或具有档案管理资质的人力资源公司是负责接、管、转人事档案、人事关系,为存档案人员保留原身份、连续计算工龄、按有关政策办理转正定级、调整档案工资、认证身份、办理出国政审、申报技术职称,按规定出具有关证明(包括存档证明、边境证明、婚姻证明、考学证明),接管转党团组织关系,申报有关奖惩事宜,补充档案材料,代办养老保险等等。在现行制度下,人事档案还没到“下岗”时候,不要随意丢弃档案,以免给自己以后的工作生活带来不必要的麻烦和损失。

      十、一份完整的人事档案里的“内容” 有那些?

      履历材料/自传材料/鉴定、考核、考察材料

      学历和评聘专业技术职务材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料)

      政治历史情况的审批材料(包括甄别、复查材料和依据材料、党籍、参加工作时间等问题的审查材料)

      参加中国共产党、共青团及民主党派的材料

      奖励材料(包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹)

      处分材料(包括甄别、复查材料,免予处分的处理意见)

      录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料

      以及其他可供组织上参考的材料

      以上十类材料中常见的是:年度考核材料、工资调整材料、学籍材料、党团材料、职称评定方面的材料。

      十一、关于档案的常见误区及解决建议

      误区1、八部某员工:“自从毕业后,从来没有关注档案的去向,现在工作都十多年了,其中也转过几家单位,现在要找到档案所在,真是一点头绪也没有,根本不知道应该从哪儿找起。”

      劳动合同法第五十条规定,用人单位应当在解除和终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同证明,并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。建议先到上一家单位了解一下情况,事实上也许你的档案从没有转入过上一家单位,也许你要到上上一家单位去查。或从源头查起,学校毕业时如果签了毕业协议,是可以确定档案的去向的。无论过了多长时间,档案是没有人敢擅自损毁的,否则要承担法律责任。

      误区2、子公司某员工:“档案放在人才中心,每年的存档费就要180元,实在没必要。而且放在公司里也是这么放着,和自己拿着也没啥区别,反而自己拿着方便,什么时候要用随时可以拿出来。”

      个人持有档案是违法的。劳动人事部门不会纵容这种行为,用人单位也不太愿意接收在个人手中的档案,因为在个人手中的档案,被串改可能性很大,如有开封迹象,那么与失效几近差不多。所以要抓紧时间将手上的档案交回单位、户口所在地街道或委托人才中心代管。

      误区3、外地某员工 “毕业后,我把档案转到了兰州原籍的人才中心,工作这么多年存档费一直没去交过,算算也有上千元。工作到现在档案从来没用到过,只要我知道档案在哪里,到要用的时候再去找,不用时也不理会,反正也没人敢扔掉。”

      是没人敢毁掉你的档案,但是若档案里的资料不全,可能会陷入不必要的麻烦。如果年代比较久了,没办法找到当时保管档案的人,那怎么办?特别是一些档案里必须有的资料,如果档案资料不完整,只能退回。因而应尽快到原档案寄存的人事部门,补交应缴纳代管费用,“激活”个人档案,这样就可以让新单位继续往档案袋里补充你的人事变动材料。

      如果档案不全或缺损,万一要调动或转档时,正规企业的人事部门也不会接收,档案所缺的材料谁给你补啊?

      误区4、其他单位某大学毕业生“档案在我自己手里,看看有啥不可以?”

      克制好奇心,不要私自查看自己的档案,人才流动服务机构或具有档案管理资质的人力资源公司托管应按照《干部档案工作条例》中的规定,任何个人不得查阅或借用本人及直系亲属的档案,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。如果档案袋被打开过,里面的资料就需要经过相关部门的核实,如果档案资料有缺损,则需要到原单位补充确认。

      综上所述,不要怕麻烦至少搞清楚自己档案在哪里,找个稳妥的地方存放(单位、人才中心或户口所在地街道),不要等到问题出现的时候手足无措。

      十二、毕业生应如何对待自己的档案?

      目前,毕业生中有一种比较普遍的现象对档案不了解,也不关心;甚至有的毕业几年了,可档案还在学校放着;还有的将档案放在家里,更甚者早已不知将档案丢在何处,似乎“档案没什么用了”。其实不然,这里只作简要说明。现在,企事业单位招聘员工,国家公务员的选拔等都要审查档案,并以其记载的相关资讯作为甄选人才的重要证据,另外,如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要你的人事档案。总之,现实生活中,人事档案仍具有不可替代的作用,我们应给予足够的重视,以免在日后的学习生活中造成不必要的烦恼和损失。

      例一:某学生2001年在武汉某高校毕业后去了广州某民营企业工作,该民营企业不能管理他的档案、户口,也就没有签就业协议书、开出报到证。到2004年他跳槽到另一家单位,因为工作业绩好,这个单位要求他把档案、户口调入广州。因为他毕业当时没有把办理人事代理手续,档案、户口已打回原籍;毕业3年,干部指标已经作废,所以不能作为干部身份调入广州,这个机会就永远失去了…。

      例二:武汉某高校2001年毕业生,毕业后在公安厅户政中心工作,属聘用员工。该单位当时在市人才服务中心为所有聘用员工办了人事代理。工作两年后,该毕业生考取了公务员。当他的档案调走时,已从2001年开始计算工龄,档案工资也按有关部门政策调整,那么他到新单位的工资级别比同年毕业但没有办理人事代理手续的同学高两级。

      五、有关档案重要性的案例分析

      案例一:广州2001届毕业生刘某、王某,本是同班同学,2001年毕业后到南方打工,刘某当年就办理了学生报到手续,在广州市人才交流服务中心实行了人事代理。2005年,广州市举行事业单位招聘,两人积极参加了考试,并同时考中。2006年工资制度改革时,同在事业单位工作的两人,刘某由于从2001年就实行了人事代理,工龄计算从实行代理之日算起,实为5年,而王某则因为没有办理代理手续,工龄从被招录之日起计算,工龄为1年,两个工龄差别4年,直接造成两个的工资档次的级差达两个,每月工资悬殊150多元。王某很不理解,跑到市人才交流服务中心询问,我们向他解释了人事代理政策,他当即表示,愿意补交代理费,让我们为他补算工龄,但这是不可能的,过去了的怎么能补回来呢?王某后悔死了,怪自己当初不知道人事代理政策,可后悔又有什么用呢!

      案例二:西安建筑科技大学毕业的李某,鄢陵县人,2004年毕业后自己提着档案就到深圳打工去了,凭着重点大学毕业和自己的工作能力,拼搏两年后,深圳同意将其作为人才引进,但当问及其个人档案时,他从自己住处拿来交给单位,单位一看说:“你的档案自己带着,我们怎么接收?怎么给你落户口?”,李某当时就傻眼了,通过咨询,才知道学生档案必须由户口所在地人才交流中心保管,通过正常的档案转递程序深圳市才能接收安置。打听清楚后,他赶紧回来办理了相关手续。临走时他对我们说:“人事代理对我们大学生生还有这么多好处,你们应该多多宣传,以免我们大学生走弯路。”

      案例三:家住汕头市的张某,1993年毕业后就打工去了,在外干了十几年,也没干出什么明堂,家里人就在县里某事业单位给他找了个工作,单位要档案时,他却不知道自己档案在什么地方,去学校、人事局等地方也没找到自己的档案,人事局负责学生档案的同志把十几年前的档案转接手续给他找出来,是他自己签的字把档案领走了,可他自己也不知道把档案取出来后放哪了,没了人事档案单位没法接收他,好好的工作给泡汤了。

      以上三例,都找到了自己的档案,没造成严重的后果,虽然吃了点亏,还算是幸运的。看看这例,你就知道丢弃人事档案的后果了。

      这样的例子真是太多了。

      尊敬的大中专毕业生,您多年求学不易,要人尽其才,才有所用。不要为一时的疏忽错过了您应享受的优惠政策。

      爱博仁编注:

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